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4 ragioni per cui le virtual data room sono così utili

Il mercato moderno è rappresentato da una concorrenza sempre maggiore e per ottenere clienti, le aziende devono saper stare al passo con il progresso tecnologico. Quando viene sottovalutato questo aspetto ci sarà il rischio concreto di perdere valore nei confronti della concorrenza, ma vale la pena notare che nella ricerca e acquisizione di nuovi clienti, alcune aziende potrebbero comportarsi in modo scorretto. Come? Sfruttando le vulnerabilità dell’infrastruttura, le spie digitali possono rubare i dati.

Le fughe d’informazione non sono solo le conseguenze degli attacchi hacker. Spesso la causa di questo problema è il fattore umano. Dati riservati, sviluppi segreti vengono persi a causa dell’irresponsabilità dei dipendenti. Ad esempio, alcune aziende inviano ancora informazioni tramite posta. La conseguenza è che i malintenzionati ottengono rapidamente l’accesso ai dati sensibili usando uno stealer in grado di rubare questi dati.

Hai bisogno della massima sicurezza? Allora la data room due diligence è ciò di cui hai bisogno. I data room virtuali forniscono uno spazio protetto. Solo gli utenti verificati possono accedere ai dati. E se c’è una perdita, può essere facilmente rintracciata.

Tecnologia VDR

La Virtual data room è uno strumento cloud. Viene spesso paragonato ai depositi di informazioni su cloud ma c’è una differenza significativa tra VDR e cloud standard. A differenza di cloud come Google Drive, Dropbox, OneDrive, le informazioni sono protette da una crittografia multilivello.

Gli utenti di Dataroom hanno accesso alle informazioni da qualsiasi dispositivo. VDR può essere utilizzato sia su smartphone che su PC. Le terze parti non saranno in grado di connettersi, poiché il proprietario del VDR stesso assegna i livelli d’autorizzazione. Per questo motivo, è estremamente facile tenere traccia delle perdite di informazioni.

Non è necessario scaricare alcun software per utilizzare VDR e per integrare il VDR nell’infrastruttura digitale, non è necessario cambiare l’attrezzatura. Con una conseguente riduzione dei costi.

Se gestisci un’impresa devi tenere in considerazione questo aspetto e questi sono i 4 motivi per implementare una Virtual Data Room nell’infrastruttura digitale della tua azienda.

Affidabilità assoluta e protezione completa

Lo scambio di dati aziendali tra dipendenti è una manna dal cielo per i malintenzionati. La trasmissione di dati riservati attraverso canali non protetti porta sempre a fughe d’informazioni. Lavorare anche attraverso i canali aziendali può essere fatale. I truffatori utilizzano inoltre l’accesso backdoor attraverso siti di fishing e software di hacking. Il risultato è che ottengono l’accesso alle informazioni riservate senza troppi problemi.

L’utilizzo di una virtual data room è un modo per proteggere in modo affidabile i dati aziendali. Le informazioni sono protette da crittografia multilivello + contrassegno nascosto. Quest’ultimo viene spesso confuso con le filigrane. Ma entrambe le tecnologie sono fondamentalmente diverse l’una dall’altra. I contrassegni nascosti non possono essere rimossi o riconosciuti ad occhio nudo.

Come funziona il contrassegno nascosto:

  • il documento viene caricato nella VDR;
  • il sistema effettua automaticamente modifiche non visibili;
  • in caso di fuga, il frammento compromesso viene caricato nella VDR;
  • successivamente, la protezione riconosce da dove proviene la fuga.

Inoltre, l’accesso alle informazioni è gestito dal creatore della stanza virtuale. L’accesso accidentale ai dati non funzionerà.

Controllo approfondito e organizzazione degli accessi

Molto spesso, le aziende archiviano i dati su server interni fisici. Tale decisione è piuttosto costosa. Dopotutto, una tale stanza con server deve essere mantenuta, oltre a creare ulteriore sicurezza fisica. I file fisici possono essere tracciati o copiati su supporti fisici con estrema facilità.

Ogni mese, le aziende spendono grandi cifre per la manutenzione dei server fisici. E questo ancora non li salva: le perdite di dati si verificano regolarmente. Esiste una soluzione più economica e sicura: adottare una virtual data room. Il sistema organizza automaticamente la tabella d’archiviazione dei file in modo che sia possibile accedervi rapidamente.

È inoltre possibile specificare l’accesso non ad una cartella, ma a singoli file. Ad esempio, quando si comunica tra i reparti, quando è necessario conoscere i dati relativi a un progetto specifico. Ciò consente a ciascun dipendente di vedere solo ciò che si desidera.

Accelerazione delle transazioni

Più velocemente viene chiuso un affare, maggiore sarà il profitto ottenuto. Ma dovrebbe essere fatto senza compromettere la qualità del processo aziendale. In precedenza, era necessario attendere parecchio tempo per le trattative commerciali. Ciò è dovuto alla differenza di fusi orari e alla lontananza. Ma la virtual data room cancella i confini.

Le offerte possono essere fatte online, risparmiando tempo e denaro sui voli. Le informazioni, compresi i contratti aziendali, i documenti segreti, sono conservate solo per la durata della sessione. Nulla viene archiviato, tanto meno con lo sviluppatore della virtual data room.

È inoltre possibile eseguire contemporaneamente operazioni di sistema tramite la virtual data room. Ad esempio, trascinare e rilasciare i file in blocco, modificare, controllare i documenti aziendali. I VDR sono strettamente integrati con Microsoft Office 365 Online, che consente di creare e modificare documenti Word, PowerPoint ed Excel direttamente nella virtual data room. VDR acquisisce e tiene traccia d’ogni azione intrapresa su un documento e conserva un registro.

Accessibilità

La virtual data room è un software ottimizzato e funziona efficacemente su qualsiasi dispositivo. Ciò riduce il tempo per la realizzazione delle transazioni. Rimuove il riferimento al luogo di lavoro: è possibile utilizzare la virtual data room in remoto indipendentemente dalla posizione. Ciò consente di organizzare uno spazio di lavoro remoto e risparmiare sulla manutenzione degli uffici dell’azienda. Gestire anche da remoto le attività dei dipendenti dell’azienda.

Hai una piccola azienda? O il personale è numeroso? Per una VDR, i numeri non sono importanti. La virtual data room offre ampie funzionalità per qualsiasi azienda.

Scritto da
Federico "Blue" Marchetti

Press play on tape: cresciuto a suon di C64 e Coin-op, mi diverto a seguire l'evoluzione videoludica next-gen.

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